Kofax PaperPort 14 Professional für die effiziente Arbeit

In nahezu jedem Büro stapeln sich die Aktenordner in den Schränken. Da es auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt, sammeln sich im Laufe der Zeit Unmengen an Ordnern mit Lieferscheinen, Rechnungen sowie mit der erledigten Korrespondenz. Muss dann nach einer gewissen Zeit nochmals auf ein wichtiges Dokument zugegriffen werden, steht eine mühselige Suche an. Die Person, die für die Ablage zuständig war, ist vielleicht schon gar nicht mehr in dem Betrieb tätig oder in eine andere Abteilung versetzt worden. Sehr viel einfacher und übersichtlicher gestaltet sich die Dokumentenablage in digitalisierter Form. Doch wie gelingt es, die Papierdokumente schnell und unkompliziert zu digitalisieren? Die Antwort lautet Kofax PaperPort 14 Standard oder Professional.

Was kann diese moderne Software?

Sie hilft dabei, Papierdokumente einzuscannen. Diese werden dann in das PDF-Format konvertiert. Dabei handelt es sich um ein Dateiformat, das sich im professionellen Bereich genauso wie im Privatbereich als Standard durchgesetzt hat. Der große Vorteil dieses Formats besteht darin, dass es für jedes Betriebssystem einen kostenlosen Viewer gibt. Diese gibt es nicht nur für Windows und für Linux, sondern auch für Mac, Android und alle anderen Systeme. Daher gibt es keinen User, der ein solches Dokument nicht betrachten kann. Die Software von Kofax konvertiert jedoch nicht nur einfache Textdateien, sondern auch Dokumente mit sehr komplexen Layouts. Es kann sich dabei um Broschüren, Flyer oder andere Dinge handeln. Auf jeden Fall wird alles originalgetreu dargestellt.

Doch das ist noch nicht alles. Es besteht zudem die Möglichkeit, Veränderungen an den eingescannten Dokumenten vorzunehmen. Die Software ist mit zahlreichen Bearbeitungsfunktionen ausgestattet, die sehr stark an eine Textverarbeitungssoftware angelehnt sind. Das ist ein enormer Vorteil, weil vor der endgültigen Ablage noch wichtige Änderungen vorgenommen werden können. Dazu wird keine zusätzliche Anwendung mehr benötigt.

Komfortable und übersichtliche Dokumentenablage

Wie Sie Ihr Ablagesystem gestalten, bleibt selbstverständlich Ihnen überlassen. Je nach Umfang und Anzahl der abzulegenden Dokumente werden unterschiedliche Systeme genutzt. In einigen Unternehmen werden einfach Jahreszahlen und Monate verwendet. In anderen Betrieben findet eine themenbasierte Sortierung statt. Andere wiederum legen in alphabetischer Reihenfolge ihre Ordner an. Mit Kofax PaperPort 14 Professional profitieren Sie zudem von der Option einer Ablage auf einem Netzwerklaufwerk. Dadurch können Sie die Dokumente sehr einfach mit anderen Kollegen teilen. Das umständliche Verschicken der Dateien per E-Mail gibt es in dem Fall nicht mehr.

Auch bei der optimierten Ablage kann es vorkommen, dass einem plötzlich nicht mehr einfällt, an welcher Stelle ein bestimmtes Dokument abgespeichert wurde. Das ist jedoch kein Grund zur Besorgnis. Sowohl Kofax PaperPort 14 Standard als auch die Professional Variante verfügen über eine intuitive und einfach zu bedienende Suchfunktion. Sie brauchen lediglich ein Stichwort in das Suchfeld einzugeben. Daraufhin wird Ihnen eine Liste mit Dokumenten angezeigt, in denen dieser Begriff vorkommt. Das ist eine große Erleichterung.

Warum sollten Sie sich Kofax PaperPort 14 Professional kaufen?

Diese moderne Software unterstützt Sie bei Ihrer täglichen Büroarbeit. Papierdokumente sind im Handumdrehen eingescannt und nehmen keinen Platz im Aktenregal mehr ein. Da Ihnen diverse Ablagemöglichkeiten zur Verfügung stehen und eine leistungsfähige Suchfunktion vorhanden ist, profitieren Sie sowohl von einer Arbeitserleichterung als auch von einer Zeitersparnis. Sie werden diese Software auf jeden Fall lieben, weil sie Ihnen den Alltag im Büro deutlich erleichtert.

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